A gyakorlat
A legjobban elterjedt levelezõ programok nagyjából azonos felépítésûek, egy általános ismertetõ alapján már mindegyiket könnyû lesz kezelni. Ezek a programok csupán néhány szolgáltatásukban térnek el egymástól, a választást közülük legtöbbször a kényelmi szempontok befolyásolják, illetve, hogy az Internet szolgáltatónk melyik szoftvert biztosította számunkra. Azt is érdemes tudni, hogy új operációs rendszerek (Windows 95, Windows NT, OS/2 Warp Connect, OS/2 Warp 4.0) már eredetileg is tartalmazzák az elektronikus levelezéshez szükséges programokat, így ha ezek közül használjuk valamelyiket, nincs szükség külön szoftverre. A továbbiakban egy elképzelt levelezõ program szolgáltatásait ismertetjük, az egyes konkrét programokban elõfordulhat, hogy egyes funkciók nem elérhetõk vagy más néven szerepelnek.

Levél küldés
Új levél írásakor egy szövegszerkesztõhöz hasonló ablak jelenik meg a képernyõn, azzal a különbséggel, hogy az ablak tetején megtaláljuk azokat a speciális mezõket, amelyekbe a címet és a levél tárgyát kell beleírni. A levél szövegrészébe szabadon írhatjuk az üzenetet, ennek méretére nincs semmilyen megkötés. Bár egyes levelezõ programok lehetõvé teszik, hogy egy szövegszerkesztõhöz hasonlóan megformázzuk a levelünket, különbözõ betûtípusokat, méreteket és színeket állíthatunk be, bánjunk óvatosan ezzel a lehetõséggel. Ezeket a speciális formázási információkat nem biztos, hogy a címzett levelezõ programja is tudja értelmezni és kezelni, lehet, hogy helyette csak össze-vissza karakterek fognak megjelenni. Tanácsunk tehát az, hogy csak akkor használjuk ezeket a lehetõségeket, ha egy próba levélben megbizonyosodunk róla, hogy a címzett is ugyanazt látja, mint amit mi elküldtünk. Hasonlóan óvatosan kell bánni a magyar vagy ékezetes karakterekkel. Az Interneten alapvetõen 7 bites formában kerülnek továbbításra az adatok, így az elektronikus levelek tartalma is. Minden olyan karaktert, amelynek a kódszáma nagyobb 128-nál, csak egy speciális eljárás segítségével lehet a hálózaton elküldeni és a fogadó oldalon ezt az átalakítást ismét meg kell csinálni. Ha a beérkezett üzeneteket kezelõ program nem képes erre, akkor csak egy olvashatatlan levelet fogunk kapni.
A cím megadásánál a legtöbb levelezõ program lehetõvé teszi, hogy egyszerre több helyre is elküldjük az üzenetet. A címzésnél használhatjuk a levelezõ program telefon regiszterhez hasonló címtárát, ahonnan csak név szerint kell kiválasztani a címzett elektronikus levél címét. A legtöbb program azt is lehetõvé teszi, hogy cím csoportokat hozzunk létre és ilyenkor elég a címzésnél a csoport nevét megadni, a levelet automatikusan meg fogja kapni a csoportban szereplõ összes személy.
Az elektronikus levelek nem csupán egyszerû szöveges információkat tartalmazhatnak, hanem csatolhatunk a levélhez tetszõleges objektumokat is. Ezek lehetnek formázott dokumentumok, képek, programok, egyszóval mindenféle bináris állomány. Ezek továbbítása is kódolva történik és a fogadó oldalon nyerik vissza eredeti formájukat. Az elektronikus levelezésnek ez a kiegészítése páratlan lehetõségeket kínál, hiszen ezt használva pillanatok alatt és ráadásul ingyen juttathatunk el színes fényképeket vagy fontos dokumentumokat a világ másik végére. Az olyan leveleket, amelyek tartalmaznak csatolt részeket is, a levelezõ programok többsége egy kis gemkapocs ikonnak jelöl meg.
A kész levelek elküldéséhez már csak a Send vagy Küldés gombra kell kattintani. Legtöbbször ez nem jelenti a levelek fizikai elküldését, csupán egy köztes tároló területre kerülnek, ahonnan akkor jutnak tovább, amikor létrejön az online kapcsolat a gépünk és a szolgáltatónk között. Így azután érdemes megírni minden levelet és azután egyetlen telefon hívással elküldeni az összest. Ezzel a módszerrel sok idõt és természetesen telefon költséget takaríthatunk meg. Természetesen, ha állandó Internet kapcsolatunk van, akkor a levelek elküldése fizikailag is azonnal megtörténik.

Levél fogadás
A levelek fogadása talán még a küldésnél is egyszerûbb. Nincs más teendõnk, mint a levelezõ programnak kiadni a megfelelõ utasítást, amelynek hatására hozzákapcsolódik szolgáltatónk mail szerveréhez, megnézi, jöttek-e új leveleink és ha igen, akkor letölti õket a saját számítógépünkre. Vannak olyan szoftverek is, amelyek segítségével elsõ nekifutásra csak a érkezett levelek fejrésze töltõdik le és azután kiválaszthatjuk, hogy a levél feladójának és tárgyának ismeretében melyik üzenettel, mi történjen. Ilyenkor azonnal letölthetünk leveleket, hagyhatjuk õket a mail szerveren, hogy majd egy késõbbi idõpontban töltsük le (például egy nagyobb csatolt állományt tartalmazó email-t érdemesebb az éjszakai olcsóbb telefon tarifával megszerezni), de letöltés nélkül törölhetjük is õket a szerverrõl.
A letöltött üzenetek egy közös gyûjtõbe kerülnek, amit általában Inbox-nak vagy Beérkezett üzenetek-nek hívnak. Aki elkezd levelezni, annak hamarosan rengeteg üzenet fog összegyûlni ebben a gyûjtõben és nehéz lesz késõbb megkeresni valamelyiket. Ezt a gondot úgy oldhatjuk meg, ha a beékezett üzeneteket csoportosítjuk, azaz saját magunk létrehozunk újabb gyûjtõket (foldereket) és a letöltött leveleket azonnal vagy olvasás után a megfelelõ dobozba tesszük.
A kapott üzenetekkel sok mindent csinálhatunk. Ha nem csak a képernyõn szeretnénk elolvasni, akkor ki is nyomtathatjuk õket. A levelezõ programok talán egyik legtöbbet használt szolgáltatása, hogy azonnal válaszolhatunk is a levélre. A Replay vagy Válasz gomb megnyomásával egy olyan félkész levelet kapunk, amelynek cím részét a program automatikusan kitölti és a tárgy részébe pedig megismétli a kapott levél tárgy sorában szereplõ leírást, kiegészítve a sor elején egy Re: szócskával, amely arra utal, hogy ez egy válasz levél. Egyes programok a levél tartalmi részét is bemásolják a válaszlevélbe, valamilyen speciális karakterrel megjelölve, hogy ezek a sorok idézetek az eredeti üzenetbõl. Ez a szolgáltatás akkor hasznos, ha például kérdésekre szeretnénk válaszolni, így biztosan nem hagyunk ki egyet sem. Az így automatikusan bemásolt eredeti levél részt persze ki is törölhetjük, ami igen hasznos, ha például nem akarunk visszaküldeni egy esetleg igen hosszú üzenetet.
A válaszolás mellett a kapott levelet tovább is lehet küldeni, ha azt szeretnénk, hogy valaki más is megkapja. Ezt a Forward vagy Tovább utasítással tehetjük meg. Ilyenkor a címzettet vagy címzetteket nekünk kell megadni. A levél tárgy része meg fog egyezni az eredeti levél tárgyával, csak az elején egy Fw: fogja jelezni, hogy tovább küldött levélrõl van szó. A levél tartalmi része meg fog egyezni az eredeti üzenettel.

...és egy kis mosoly!
Aki egyszer belekóstol az elektronikus levelezésbe, biztosan beleszeret. A levelek kényelmes megírása, gyors reagálás lehetõsége új távlatokat nyit(ott) mind a magán, mind az üzleti levelezésben. A gyors üzenet váltások szinte élõ beszélgetéssé teszik ezt a kommunikációs formát, csupán beszélgetõ partnerünk arckifejezését, mozdulatait nem láthatjuk. (Erre is van már Internetes megoldás a videophone!) Annak érdekében, hogy fogalmunk legyen arról, hogy beszélgetés-levelezés közben mit gondol vagy mit tesz partnerünk, kialakult egy jelzés forma. Kicsiny jeleket tehetünk az email bizonyos helyeire, ezzel jelezve lelkiállapotunkat. Ezeket a jeleket smiley-nak vagy emoticon-nak nevezik és ezek nem mások, mint néhány speciális karakter egymás utáni sorozata, amelyekbõl különbözõ arckifejezések állnak elõ, ha oldalról nézzük õket. Egy külön adatbázisban lehet megtalálni, az összes (majdnem ezer) smiley-t és jelentésüket, azonban a mindennapos levelezésben csupán egy párat szokás rendszeresen használni. Az elektronikus levelezés alapjait bemutató írásunk végén álljon itt néhány ilyen jelölés, amit a kedves olvasó azonnal fel is használhat, ha elektronikus levélben elküldi észrevételeit.
:-) mosoly
;-) kacsintás
:-( rosszallás
:-O harag
és végül, ha legszívesebben orrba vágnánk a levél olvasóját, ezt a jelet írjuk a szövegbe :@(